Guardar as cópias dos documentos que comprovam os valores mencionados na declaração anual do Imposto de Renda é uma maneira de evitar complicações fiscais mais para frente. 👍🏼
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Mas você sabe por quanto tempo deve guardá-los?
Se você está se perguntando o que fazer com os documentos e comprovantes que reuniu para declarar o seu Imposto de Renda, agora que o trabalho foi feito, saiba que será necessário mantê-los devidamente organizados e armazenados por mais um tempinho, ok?
Pois é possível que alguns dos informes utilizados para preencher a declaração do tributo sejam requisitados pela Receita Federal, a fim de comprovar algum valor declarado. Por isso, os documentos devem ficar sob a sua supervisão e em locais acessíveis por mais alguns anos.
Quais documentos utilizados para a declaração do IR devo guardar?
1. Informes de rendimentos de empregadores, instituições financeiras e outros.
2. Comprovantes de recebimento de aposentadorias.
3. Comprovantes de contribuições ao INSS para empregados domésticos.
4. Recibos das despesas dedutíveis mencionadas: despesas com saúde e educação.
5. Comprovantes de pagamento ou recebimento de aluguel.
6. Comprovantes de reformas em imóveis.
7. Escrituras e comprovantes de ganho de capital.
8. Comprovantes de pagamento de Imposto/DARF.
9. Recibo da declaração do Imposto de Renda.
Por quanto tempo devo guardar os documentos?
O indicado é que o contribuinte guarde uma cópia da declaração anual do tributo, bem como os comprovantes dos documentos utilizados para declarar o Imposto de Renda por cinco anos – contados a partir do ano seguinte ao ano-calendário da declaração.
Em outras palavras, será preciso guardar os comprovantes dos documentos utilizados para declarar o IR de 2020, por exemplo, de 2021 até 2026, no mínimo. Pois o ideal mesmo é mantê-los por sete anos após a utilização deles para o preenchimento da declaração.
Por que devo guardar os documentos por tanto tempo?
Como dito no início do artigo, o fisco da Receita Federal pode solicitar a qualquer momento, no período de cinco anos, documentos que comprovem as informações anexadas na declaração do Imposto de Renda.
Por isso, manter os documentos disponíveis durante o tempo estipulado pode evitar problemas fiscais, afinal, a Receita Federal tem o prazo dos mesmos cinco anos para averiguar as informações apresentadas.
No entanto, é preciso manter-se atento e, por precaução, manter os documentos arquivados por mais tempo, já que é comum que as declarações sejam revistas no final do prazo de cinco anos e o contribuinte notificado um tempo depois. Sete anos pode ser o ideal.
Como garantir a segurança dos comprovantes durante esse período?
Além de guardar os comprovantes originais em segurança e preservados (em um lugar acessível, visível, longe da umidade e agrupados), para garantir o acesso a eles caso haja necessidade, lembre-se de tirar cópias dos documentos e fotografá-los. Afinal de contas, melhor prevenir do que remediar, concorda?
Uma outra solução é ter os comprovantes digitais também armazenados e organizados em apenas um lugar. A SAMI pode lhe ajudar nessa, já que é possível anexar fotos dos comprovantes utilizados para o preenchimento da sua declaração na nossa plataforma.
